Home » Inwoners » Digitaal Loket » Producten en diensten » Evenement organiseren

Evenement organiseren

U vindt hier informatie over: "Direct regelen"

Direct regelen

Hieronder vindt u een pdf-file. U kunt het formulier digitaal invullen, uitprinten om een handtekening te zetten, scannen en vervolgens mailen naar vergunningen@kempengemeenten.nl of per post opsturen.

Voor uitsluitend een ontheffing op basis van artikel 35 van de Drank- en Horecawet kan het volgende formulier worden gebruikt.

U vindt hier informatie over: "Afspraak maken"

Afspraak maken

Wilt u meer informatie of een afspraak maken? Neem dan telefonisch contact met ons op via 0499 - 583333 of maak een afspraak via het contactformulier.

Vergunningen en meldingen worden behandeld door VTH de Kempen. Dit is een afdeling van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten en is gevestigd in het gemeentehuis van Eersel.

U vindt hier informatie over: "Wat is het?"

Wat is het?

Als u een evenement wilt organiseren, hebt u een vergunning nodig van de gemeente. Dit geldt bijvoorbeeld voor een braderie, kermis, optocht of festival. Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest of een buurtbarbecue, is een melding doen bij de gemeente vaak al genoeg.

De gemeente verleent de vergunning (of aanvaardt de melding) onder specifieke voorwaarden. De informatie en het formulier op deze pagina voor de aanvraag voor een evenementenvergunning of een melding evenement is bestemd voor burgers en bedrijven.

Waar kan ik tijdens een evenement terecht met een klacht over het evenement?

Het kan gebeuren dat u geluidsoverlast ondervindt bij evenementen. U kunt hierover een klacht/melding indienen via de Provinciale Milieuklachtencentrale.

U vindt hier informatie over: "Hoe werkt het?"

Hoe werkt het?

De gemeente kan de vergunning of melding - onder meer - weigeren in het belang van:

  1. De openbare orde.
  2. Het voorkómen of beperken van overlast.
  3. De verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen.
  4. De zedelijkheid of gezondheid.

Aan een vergunning/melding kunnen voorschriften worden verbonden.

U vindt hier informatie over: "Wat moet ik doen?"

Wat moet ik doen?

De gemeente heeft tijd nodig om het evenement af te stemmen met politie, brandweer en eventueel andere organisaties. Het is daarom belangrijk dat de vergunning ruim van tevoren wordt aangevraagd. Voor alle vergunningsplichtige evenementen geldt dat de aanvraag minimaal 8 weken voor de start van het evenement ingediend moet worden. Voor de hele grote evenementen moet de aanvraag minimaal 26 weken voor de start van het evenement ingediend worden. Voor meldingsplichtige evenementen geldt dat de melding minimaal 4 weken voor de start van het evenement ingediend moet worden.

Beslist de gemeente negatief op uw aanvraag? Dan heeft u de mogelijkheid om binnen zes weken na verzending van het besluit een bezwaarschrift in te dienen.

Andere vergunningen of ontheffingen

Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Bijvoorbeeld een parkeerontheffing of ontheffingen voor het schenken van alcohol of het afsteken van vuurwerk.

U vindt hier informatie over: "Wat neem ik mee?"

Wat neem ik mee?

Op het aanvraag- en meldingsformulier staat welke bijlagen bij de aanvraag/melding gevoegd moeten worden.

U vindt hier informatie over: "Wat kost het?"

Wat kost het?

Voor het in behandeling nemen van een aanvraag om een vergunning voor het organiseren van een evenement als bedoeld in artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening (evenementenvergunning) zijn de kosten als volgt:

  • een grootschalig evenement, een evenement met een verhoogd risicoprofiel, een herdenkingsplechtigheid of een feest/muziekvoorstelling/wedstrijd op de weg € 243,95;
  • een braderie € 68,95;
  • een optocht, niet zijnde een betoging, op de weg € 111,40;
  • een sponsorloop € 61,20.

Voor een melding evenement zijn geen kosten verschuldigd.

Het tarief voor het in behandeling nemen van een:

  • aanvraag om ontheffing geluidhinder als bedoeld in artikel 4:6 van de Algemene Plaatselijke Verordening bedraagt € 70,40;
  • aanvraag voor het plaatsen van tijdelijke reclame als bedoeld in artikel 2:10 van de Algemene Plaatselijke Verordening bedraagt € 91,60;
  • aanvraag om ontheffing voor het schenken van alcohol als bedoeld in artikel 35 van de Drank- en Horecawet bedraagt € 37,30;
  • aanvraag om ontheffing voor het houden van recreatief nachtverblijf als bedoeld in artikel 4:18 van de Algemene Plaatselijke Verordening bedraagt € 23,05.
U vindt hier informatie over: "Aanvullende info"

Aanvullende info

Verkeersregelaars, verzekeringen en hulp bij de organisatie

Verkeersregelaars

De Regeling Verkeersregelaars 2009 bevat regelgeving met betrekking tot het aanstellen van verkeersregelaars bij evenementen. Verkeersregelaars worden na het volgen van een e-instructie voor een periode van een jaar opgenomen in een database. Alleen personen die in de database zijn vermeld kunnen aangesteld worden als verkeersregelaar bij evenementen. Dit kan voor 1 evenement binnen het jaar na het volgen van de e-instructie, maar ook voor meerdere evenementen.

Evenementenverkeersregelaars zijn nodig als voor een evenement verkeersregelend opgetreden moet worden en daarvoor met het toepassen van andere verkeersmaatregelen de veiligheid onvoldoende kan worden gegarandeerd. De gemeente en de politie beoordelen het evenement hierop bij de aanvraag of melding voor het evenement.

Instructie

Voor aanstelling als evenementenverkeersregelaar moet een e-instructie zijn gevolgd. Voor elke specifieke inzet bij een evenement moeten de verkeersregelaars een specifiek daarop toegesneden instructie volgen.

Leeftijd verkeersregelaar

Om voor aanstelling als evenementenverkeersregelaar in aanmerking te komen moet de betreffende persoon minimaal 16 jaar oud zijn. Evenementenverkeersregelaars die jonger zijn dan 18 jaar mogen bij de uitoefening van hun taak slechts ingezet worden op wegen waar niet sneller wordt gereden dan 50 km per uur en als ter plaatse bij duisternis of slecht zicht voldoende openbare straatverlichting aanwezig is.

Aanstelling

Evenementenverkeersregelaars worden aangesteld door de burgemeester van de gemeente waar de het evenement plaatsvindt. De aanstelling van evenementenverkeersregelaars gebeurt voor een periode van ten hoogste 12 maanden na volgen van de instructie en wordt vastgelegd in een aanstellingsbesluit. Uitsluitend personen die voorkomen in de database kunnen worden aangesteld.

Bij gemeentegrens overschrijdende evenementen binnen de gemeenten Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden heeft de burgemeester van de gemeente waar het evenement wordt georganiseerd het mandaat van de andere burgemeesters om ook namens hen verkeersregelaars aan te stellen.

Jas/hes

Tijdens de uitoefening van hun taak dragen evenementenverkeersregelaars voor de duur van hun werkzaamheden een jas of hes. Deze jas of hes moet voldoen aan de omschrijving in bijlage 2 van de Regeling Verkeersregelaars 2009.

Toezicht door politie

Evenementenverkeersregelaars oefenen hun taak uit onder direct toezicht van de politie.

Verzekering

Zowel in de gemeente Oirschot woonachtige vrijwilligers van de organisatie van het evenement als daar woonachtige vrijwillige verkeersregelaars vallen onder de collectiviteitverzekering.

Procedure

Organisaties moeten zelf een lijst met namen van verkeersregelaars die bij hun evenement op gaan treden aandragen bij de gemeente. Dit moeten allemaal personen zijn die de e-instructie hebben gevolgd en dus zijn opgenomen in de database. De gemeente checkt of de opgegeven personen voorkomen in de database. Voor de personen die zijn opgenomen in de database maakt de gemeente een aanstellingsbesluit. Het aanstellingsbesluit geldt per evenement.

Verantwoordelijkheid

Het volgen van de e-learningmodule staat los van de gemeente. De gemeente is verantwoordelijk voor het afgeven van een vergunning en het aanstellen van de verkeersregelaars. De gemeente is afhankelijk van het moment dat de aanvraag voor een aanstellingspas en/of evenement wordt ingediend.

Heeft u vragen?

Meer informatie kunt u vinden op de website van de Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL): www.verkeersregelaarsexamen.nl of via het telefoonnummer van de SVNL is 0900-8200360. Mocht u vragen hebben over de evenementenvergunning of de aanstelling, dan kunt u contact opnemen met de gemeente Oirschot.

Verzekeringen

Indien door uw organisatie een evenement wordt georganiseerd, bent u verantwoordelijk voor dit evenement. Op het gebied van verzekeringen adviseren wij u het volgende:

  • aansprakelijkheidsverzekering: het minimale dat u als vereniging of stichting moet doen, is het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekering;
  • vrijwilligersverzekering: als u bij uw evenement gebruik maakt van vrijwilligers, zijn deze veelal verzekering via de vrijwilligersverzekering van de gemeente. Vanwege de specifieke situaties per organisatie is het verstandig om vooraf contact op te nemen met de verzekeraar of dit gedekt is (zie hiervoor de website van de gemeente);
  • evenementenverzekering: deze verzekering sluit u af als u zich wil verzekeren tegen de financiële risico’s die u loopt als een evenement moet worden onderbroken, uitgesteld of afgelast.

Hulp bij organisatie

Je wilt een evenement organiseren. Hoe pak je dat aan? Wat moet je regelen? Wat is je stappenplan? Heb je een vergunning nodig? Welk risico loop je? Hoe maak je een veiligheidsplan? Hoe zorg je dat je de mensen, materialen en middelen goed organiseert? De Evenementenhelpdesk heeft de antwoorden. Zij kunnen je op weg helpen. Je kunt hun checklists, stappenplan en tips gebruiken. Het gebruik van de Evenementenhelpdesk is gratis en te bereiken via www.evenementenhelpdesk.nl.