Evenement organiseren

De Regeling Verkeersregelaars 2009 bevat regelgeving met betrekking tot het aanstellen van verkeersregelaars bij evenementen. Verkeersregelaars worden na het volgen van een e-instructie voor een periode van een jaar opgenomen in een database. Alleen personen die in de database zijn vermeld kunnen aangesteld worden als verkeersregelaar bij evenementen. Dit kan voor 1 evenement binnen het jaar na het volgen van de e-instructie, maar ook voor meerdere evenementen.

Evenementenverkeersregelaars zijn nodig als voor een evenement verkeersregelend opgetreden moet worden en daarvoor met het toepassen van andere verkeersmaatregelen de veiligheid onvoldoende kan worden gegarandeerd. De gemeente en de politie beoordelen het evenement hierop bij de aanvraag of melding voor het evenement.

Instructie

Voor aanstelling als evenementenverkeersregelaar moet een e-instructie zijn gevolgd. Voor elke specifieke inzet bij een evenement moeten de verkeersregelaars een specifiek daarop toegesneden instructie volgen.

Leeftijd verkeersregelaar

Om voor aanstelling als evenementenverkeersregelaar in aanmerking te komen moet de betreffende persoon minimaal 16 jaar oud zijn. Evenementenverkeersregelaars die jonger zijn dan 18 jaar mogen bij de uitoefening van hun taak slechts ingezet worden op wegen waar niet sneller wordt gereden dan 50 km per uur en als ter plaatse bij duisternis of slecht zicht voldoende openbare straatverlichting aanwezig is.

Aanstelling

Evenementenverkeersregelaars worden aangesteld door de burgemeester van de gemeente waar de het evenement plaatsvindt. De aanstelling van evenementenverkeersregelaars gebeurt voor een periode van ten hoogste 12 maanden na volgen van de instructie en wordt vastgelegd in een aanstellingsbesluit. Uitsluitend personen die voorkomen in de database kunnen worden aangesteld.

Bij gemeentegrens overschrijdende evenementen binnen de gemeenten Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden heeft de burgemeester van de gemeente waar het evenement wordt georganiseerd het mandaat van de andere burgemeesters om ook namens hen verkeersregelaars aan te stellen.

Jas/hes

Tijdens de uitoefening van hun taak dragen evenementenverkeersregelaars voor de duur van hun werkzaamheden een jas of hes. Deze jas of hes moet voldoen aan de omschrijving in bijlage 2 van de Regeling Verkeersregelaars 2009.

Toezicht door politie

Evenementenverkeersregelaars oefenen hun taak uit onder direct toezicht van de politie.

Verzekering

Zowel in de gemeente Oirschot woonachtige vrijwilligers van de organisatie van het evenement als daar woonachtige vrijwillige verkeersregelaars vallen onder de collectiviteitverzekering.

Procedure

Organisaties moeten zelf een lijst met namen van verkeersregelaars die bij hun evenement op gaan treden aandragen bij de gemeente. Dit moeten allemaal personen zijn die de e-instructie hebben gevolgd en dus zijn opgenomen in de database. De gemeente checkt of de opgegeven personen voorkomen in de database. Voor de personen die zijn opgenomen in de database maakt de gemeente een aanstellingsbesluit. Het aanstellingsbesluit geldt per evenement.

Verantwoordelijkheid

Het volgen van de e-learningmodule staat los van de gemeente. De gemeente is verantwoordelijk voor het afgeven van een vergunning en het aanstellen van de verkeersregelaars. De gemeente is afhankelijk van het moment dat de aanvraag voor een aanstellingspas en/of evenement wordt ingediend.

Heeft u vragen?

Meer informatie kunt u vinden op de website van de Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL): www.verkeersregelaarsexamen.nl of via het telefoonnummer van de SVNL is 0900-8200360. Mocht u vragen hebben over de evenementenvergunning of de aanstelling, dan kunt u contact opnemen met de gemeente Oirschot.

Indien door uw organisatie een evenement wordt georganiseerd, bent u verantwoordelijk voor dit evenement. Op het gebied van verzekeringen adviseren wij u het volgende:

• aansprakelijkheidsverzekering: het minimale dat u als vereniging of stichting moet doen, is het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekering;
• vrijwilligersverzekering: als u bij uw evenement gebruik maakt van vrijwilligers, zijn deze veelal verzekering via de vrijwilligersverzekering van de gemeente. Vanwege de specifieke situaties per organisatie is het verstandig om vooraf contact op te nemen met de verzekeraar of dit gedekt is (zie hiervoor de website van de gemeente);
• evenementenverzekering: deze verzekering sluit u af als u zich wil verzekeren tegen de financiële risico’s die u loopt als een evenement moet worden onderbroken, uitgesteld of afgelast.

Gelet op het VN-verdrag Handicap moet bij de organisatie van een evenement aandacht worden geschonken aan de sociale en fysieke toegankelijkheid voor mensen met een beperking. Hulp- en blindengeleidehonden voor blinden en slechtzienden, maar ook voor mensen met een motorische handicap, moeten toegelaten worden op een evenemententerrein. Er zijn veel maatregelen waaraan gedacht kan worden bij het toegankelijk maken van een evenement. Hieronder zijn maatregelen opgenomen die verplicht uitgevoerd moeten worden, maatregelen die gewenst zijn en maatregelen die geadviseerd worden. 

Verplichte maatregelen

Toegankelijkheid locatie

• Toegangs- en doorgangswegen: om voor rolstoelen goed toegankelijk te zijn moeten toegangswegen en -paden minimaal 150 centimeter breed zijn en drempelvrij. Dit past binnen de eisen die de brandweer en hulpdiensten stellen met betrekking tot de bereikbaarheid. Bij obstakels op de toegangswegen en -paden is een drempelvrije vrije breedte van 90 centimeter noodzakelijk om rolstoelgebruikers en mensen met andere hulpmiddelen (rollator, scootmobiel) er zelfstandig te kunnen laten passeren.
• Geef duidelijk aan welke nooduitgang rolstoeltoegankelijk is en welke niet. Zorg dat vluchtroutes tot aan de veilige plaats drempelvrij zijn en minimaal 90 centimeter breed.
• Een draaideur (tourniquet) of draaihek is niet bruikbaar, zorg voor een alternatief.
• Ondergrond: zorg dat paden naar faciliteiten en voorzieningen beschikken over een voldoende harde, vlakke en slipvrije ondergrond.
• Vermijd hoogteverschillen van meer dan 2 centimeter, deze vormen een hindernis. Gebruik waar nodig op- en afrijplaten, een hellingbaan of een kabelgoot van minimaal 1 meter breed (niet te stijl, maximaal 5%) en markeer de hoogteverschillen.
• Parkeren: zorg voor parkeerplaatsen dicht bij de ingang (maximaal 100 meter). Zorg voor duidelijke bewegwijzering naar deze parkeerplaatsen. Als uitgangspunt voor het aantal parkeerplaatsen kan uitgegaan worden van 6% van het totale aantal parkeerplaatsen, met een minimum van 1 parkeerplaats. Een parkeerplaats is minstens 3,50 meter breed en 5 meter lang (6 meter als auto’s achter elkaar parkeren). Maak het ook mogelijk om mensen met een beperking zo dicht mogelijk bij de ingang af te kunnen laten zetten. Maak hierover duidelijke afspraken met de veiligheidsmensen.
• Kiss and ride: zorg voor plekken waar aangepast (taxi)vervoer de ruimte heeft om iemand af te zetten en/of op te halen.

Voorzieningen

• Kassa en stands: zorg dat een kassa of drank-, eet- en reclamestand bereikbaar en bruikbaar is voor rolstoelgebruikers. Dat betekent dat ze maximaal 80 centimeter hoog mogen zijn. Wanneer maar een deel van de kassa’s of stands hieraan voldoet, geef dit dan duidelijk aan en geef aan waar deze stands zich bevinden. Tip, zorg voor mobiele pinautomaten om dit probleem zoveel mogelijk op te lossen.
• Geef voor slechtziende/blinde mensen bij de hoofdkassa (muntjes verkoop) de mogelijkheid om met contant geld te betalen.
• Sanitair: zorg voor voldoende aangepaste toiletten die aan de standaarden voldoen en geef op het terrein zelf duidelijk aan waar deze te vinden zijn. Zorg dat een aangepast toilet altijd bruikbaar is, dus geen sleutel elders moeten halen of de ruimte als opslagruimte gebruiken. Een aangepast toilet in de nabijheid van zichtplekken is hierbij ook gewenst.
• Kleedruimte en douches: zorg bij sportevenementen met deelnemers met een beperking voor geschikte kleedruimtes en douches met voldoende bewegingsruimtes en ondersteuningsfaciliteiten.
• Voldoende licht: voorzie met name aan- en afvoerwegen, plekken waar mensen zich verplaatsen, toiletgebieden en de EHBO-post van voldoende licht.
• Zorg: zorg dat een EHBO-ruimte of -post, en eventuele relaxruimte, toegankelijk zijn voor mensen met een beperking. En zorg dat hier een rolstoel of krukken aanwezig zijn.
• Zorg: dat dat een tafel in een EHBO-ruimte of -post afgeschermd kan worden voor het verschonen van gasten die incontinent zijn.

Informatie

• Gestructureerde en duidelijke taal: gebruik voor de te verspreiden informatie, zoals brochures, website en de informatie op de locatie, goed gestructureerde en duidelijke taal in een goed leesbaar en recht lettertype en zorg voor voldoende contrast tussen tekst en achtergrond. Tip, maak gebruik van pictogrammen/symbolen.  
• Correcte informatie over voorzieningen vooraf: het is voor mensen die er gebruik van willen maken belangrijk om vooraf te weten welke aangepaste voorzieningen er wel en niet zijn bij het evenement en waar deze te vinden zijn. Geef dit aan bij de te verspreiden informatie, bijvoorbeeld via de website van het evenement. Laat daarbij ook weten of en hoe mensen het van te voren moeten melden als ze gebruik willen maken van een bepaalde voorziening, zoals bijvoorbeeld van zichtplekken of een parkeerplaats. Geef ook eerlijk aan als iets niet toegankelijk is, met de reden daarvan. Geef ook aan hoe om wordt gegaan met ondersteuners.
• Kaartverkoop: geef slechtziende/blinde mensen de mogelijkheid om ook fysiek kaartjes te kunnen bestellen of kopen.
• Hang menukaarten, product- en prijslijsten (ook) op een plek waar deze van dichtbij bekeken kunnen worden.
• Zorg voor duidelijke signalering/bewegwijzering op de juiste hoogte, ongeveer 2,20 meter hoog (onderkant bord). Geef aan waar aangepaste voorzieningen te vinden zijn op het evenemententerrein. Maak daarbij gebruik van universele symbolen en pictogrammen.
• Plaats informatieborden onder een hoek van 10°. Vanwege de leesbaarheid in zonlicht zijn informatieborden bij voorkeur niet wit of reflecterend. Plaats het informatiebord op 1 meter hoog (onderkant bord).
• Calamiteiten: zorg dat communicatie over calamiteiten die zich voordoen voor iedereen te volgen is. Dus communiceer via gesproken taal (omroepen) en via beeld over wat verwacht wordt.

Gewenste maatregelen

Toegankelijkheid locatie

• Meerdere in- en uitgangen: grote drukte bij de in- en uitloop van een evenement is voor mensen met een beperking vaak een groot probleem. Zorg bij een afgesloten terrein daarom voor een aparte in- en uitgang voor mensen met een beperking. Wanneer dat niet mogelijk is zorg voor iemand die mensen met een beperking uit de rij haalt en naar binnen begeleidt.
• Pendeldienst: zorg bij het gebruiken maken van een pendeldienst dat deze ook toegankelijk is voor mensen met een beperking.
• Fietsenstalling: maak dichtbij de (aparte) ingang ruimte voor het parkeren van aangepaste fietsen.

Voorzieningen

• Zorg bij eet- en drinkgelegenheden voor enkele zitplaatsen om uit te rusten of om op ooghoogte te kunnen spreken met rolstoelgebruikers.
• Zorg dat verspreid over het terrein voldoende algemene zitplaatsen zijn om grotere afstanden makkelijker te kunnen overbruggen.
• Contactpersoon: stel een contactpersoon in voor vragen over toegankelijkheid, zowel voor als tijdens het evenement. De contactpersoon kan tijdens het evenement assistentie verlenen als mensen met een beperking daarom vragen en kan toezien op juist gebruik van de speciale voorzieningen (geen medische hulpverlening).

Informatie

• Gebruik in de communicatie bij voorkeur “mensen/personen met een beperking/handicap”. En spreek over een (rolstoel)toegankelijk toilet (geen mindervalide of invalide).
• Aangepaste informatievoorziening: voor mensen met een visuele beperking is schriftelijke informatie slecht bruikbaar. Filmpjes of geluidsopnamen op de website bieden voor hen mogelijkheid tot meer informatie. Ook kan overwogen worden de mogelijkheid te bieden informatie op de website door de computer te laten voorlezen. Voor mensen met een auditieve beperking is een andere informatievoorziening nodig. Op www.WCAG.nl staan de criteria voor een toegankelijke website.
• Waarschuw vooraf als voor lichteffecten gebruik wordt gemaakt van een stroboscoop of laser en als daar sprake van is waar dat op het terrein gebruikt wordt.

Geadviseerde maatregelen

Voorzieningen

• Zichtplekken podium: voor mensen met een lichamelijke beperking is de zichtbaarheid op het podium vaak een probleem. Hiervoor kan een ruimte bij het podium voor deze groep vrij worden gemaakt en vrij worden gehouden of kan gebruik worden gemaakt een toegankelijke en veilige verhoging. Er moeten ook zitplaatsen zijn voor ondersteuners.
• Zorg voor een prikkelarme rustruimte waar mensen met een beperking zich terug kunnen trekken om overprikkeling te voorkomen.

Je wilt een evenement organiseren. Hoe pak je dat aan? Wat moet je regelen? Wat is je stappenplan? Heb je een vergunning nodig? Welk risico loop je? Hoe maak je een veiligheidsplan? Hoe zorg je dat je de mensen, materialen en middelen goed organiseert? De Evenementenhelpdesk heeft de antwoorden. Zij kunnen je op weg helpen. Je kunt hun checklists, stappenplan en tips gebruiken. Het gebruik van de Evenementenhelpdesk is gratis en te bereiken via www.evenementenhelpdesk.nl).

Hebt u plannen om een evenement te gaan organiseren? Visit Oirschot kan u begeleiden/adviseren bij de aanvraag, doelgroepbepaling en organisatie van uw evenement. We beschikken daarnaast over een groot netwerk en kunnen u verbinden met de juiste personen of leveranciers. Neem hiervoor gerust en vrijblijvend contact met ons op.

Om uw activiteit te ondersteunen, kunt u bij ons lenen: fleurige vlaggenlijnen en verkeersregelaarshesjes.
Contactgegevens: www.visitoirschot.nl | info@visitoirschot.nl of telefoonnr. 0499-216 514.

Op de UITagenda?

Extra promotie maken voor uw event? Meldt uw activiteit dan gratis aan op onze UIT-agenda.

Wanneer het evenement aantrekkingskracht heeft voor bezoekers buiten de eigen gemeente, wordt het doorgeplaatst op www.regioradareindhoven.nl.