Evenement organiseren

Wat moet ik doen?

De gemeente heeft tijd nodig om het evenement af te stemmen met politie, brandweer en eventueel andere organisaties. Het is daarom belangrijk dat de vergunning ruim van tevoren wordt aangevraagd. Voor alle vergunningsplichtige evenementen geldt dat de aanvraag minimaal 14 weken voor de start van het evenement ingediend moet worden. Voor de hele grote evenementen (categorie C op basis van behandelscan) moet de aanvraag minimaal 26 weken voor de start van het evenement ingediend worden. Voor meldingsplichtige evenementen geldt dat de melding minimaal 6 weken voor de start van het evenement ingediend moet worden.

Beslist de gemeente negatief op uw aanvraag? Dan heeft u de mogelijkheid om binnen zes weken na verzending van het besluit een bezwaarschrift in te dienen.

Andere vergunningen of ontheffingen

Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Denk bijvoorbeeld aan een parkeerontheffing of een ontheffing voor het schenken van alcohol.

Hoe lang duurt het?

Voor alle vergunningsplichtige evenementen geldt dat binnen 8 weken een besluit wordt genomen. Voor de hele grote evenementen (categorie C op basis van behandelscan) wordt binnen 26 weken een besluit genomen. Binnen 3 weken na ontvangst van een melding voor een meldingsplichtige evenement wordt deze beoordeeld op ontvankelijkheid (is alles compleet ingediend). Op een ontvankelijke melding wordt binnen 6 weken na ontvangst van de melding gereageerd. Als de burgemeester een meldingsplichtig evenement wil verbieden wordt dat binnen 3 weken na ontvangst van de melding kenbaar gemaakt.

Afspraak maken

Wilt u meer informatie of een afspraak maken? Neem dan op werkdagen tussen 9 en 12 uur telefonisch contact op via 0499 - 58 33 33 of maak een afspraak via het contactformulier.

Vergunningen en meldingen worden behandeld door team Vergunningen van de Kempengemeenten. Dit team is gevestigd in het gemeentehuis van Eersel.

Contactformulier VTH De Kempen

Wil u meer informatie over de garantiesubsidie Oirschot, of wilt u een beroep doen op de garantieregeling, stuur dan een mail naar G.deBoeck@oirschot.nl

Aanvullende informatie

Verkeersregelaars

De Regeling Verkeersregelaars 2009 bevat regelgeving met betrekking tot het aanstellen van verkeersregelaars bij evenementen. Verkeersregelaars worden na het volgen van een e-instructie voor een periode van een jaar opgenomen in een database. Alleen personen die in de database zijn vermeld kunnen aangesteld worden als verkeersregelaar bij evenementen. Dit kan voor 1 evenement binnen het jaar na het volgen van de e-instructie, maar ook voor meerdere evenementen.

Evenementenverkeersregelaars zijn nodig als voor een evenement verkeersregelend opgetreden moet worden en daarvoor met het toepassen van andere verkeersmaatregelen de veiligheid onvoldoende kan worden gegarandeerd. De gemeente en de politie beoordelen het evenement hierop bij de aanvraag of melding voor het evenement.

Instructie

Voor aanstelling als evenementenverkeersregelaar moet een e-instructie zijn gevolgd. Voor elke specifieke inzet bij een evenement moeten de verkeersregelaars een specifiek daarop toegesneden instructie volgen.

Leeftijd verkeersregelaar

Om voor aanstelling als evenementenverkeersregelaar in aanmerking te komen moet de betreffende persoon minimaal 16 jaar oud zijn. Evenementenverkeersregelaars die jonger zijn dan 18 jaar mogen bij de uitoefening van hun taak slechts ingezet worden op wegen waar niet sneller wordt gereden dan 50 km per uur en als ter plaatse bij duisternis of slecht zicht voldoende openbare straatverlichting aanwezig is.

Aanstelling

Evenementenverkeersregelaars worden aangesteld door de burgemeester van de gemeente waar de het evenement plaatsvindt. De aanstelling van evenementenverkeersregelaars gebeurt voor een periode van ten hoogste 12 maanden na volgen van de instructie en wordt vastgelegd in een aanstellingsbesluit. Uitsluitend personen die voorkomen in de database kunnen worden aangesteld.

Bij gemeentegrens overschrijdende evenementen binnen de gemeenten Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden heeft de burgemeester van de gemeente waar het evenement wordt georganiseerd het mandaat van de andere burgemeesters om ook namens hen verkeersregelaars aan te stellen.

Jas/hes

Tijdens de uitoefening van hun taak dragen evenementenverkeersregelaars voor de duur van hun werkzaamheden een jas of hes. Deze jas of hes moet voldoen aan de omschrijving in bijlage 2 van de Regeling Verkeersregelaars 2009.

Toezicht door politie

Evenementenverkeersregelaars oefenen hun taak uit onder direct toezicht van de politie.

Verzekering

Zowel in de gemeente Oirschot woonachtige vrijwilligers van de organisatie van het evenement als daar woonachtige vrijwillige verkeersregelaars vallen onder de collectiviteitverzekering.

Procedure

Organisaties moeten zelf een lijst met namen van verkeersregelaars die bij hun evenement op gaan treden aandragen bij de gemeente. Dit moeten allemaal personen zijn die de e-instructie hebben gevolgd en dus zijn opgenomen in de database. De gemeente checkt of de opgegeven personen voorkomen in de database. Voor de personen die zijn opgenomen in de database maakt de gemeente een aanstellingsbesluit. Het aanstellingsbesluit geldt per evenement.

Verantwoordelijkheid

Het volgen van de e-learningmodule staat los van de gemeente. De gemeente is verantwoordelijk voor het afgeven van een vergunning en het aanstellen van de verkeersregelaars. De gemeente is afhankelijk van het moment dat de aanvraag voor een aanstellingspas en/of evenement wordt ingediend.

Heeft u vragen?

Meer informatie kunt u vinden op de website van de Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL): www.verkeersregelaarsexamen.nl of via het telefoonnummer van de SVNL is 0900-8200360. Mocht u vragen hebben over de evenementenvergunning of de aanstelling, dan kunt u contact opnemen met de gemeente Oirschot.

Verzekeringen

Indien door uw organisatie een evenement wordt georganiseerd, bent u verantwoordelijk voor dit evenement. Op het gebied van verzekeringen adviseren wij u het volgende:

• aansprakelijkheidsverzekering: het minimale dat u als vereniging of stichting moet doen, is het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekering;
• vrijwilligersverzekering: als u bij uw evenement gebruik maakt van vrijwilligers, zijn deze veelal verzekering via de vrijwilligersverzekering van de gemeente. Vanwege de specifieke situaties per organisatie is het verstandig om vooraf contact op te nemen met de verzekeraar of dit gedekt is (zie hiervoor de website van de gemeente);
• evenementenverzekering: deze verzekering sluit u af als u zich wil verzekeren tegen de financiële risico’s die u loopt als een evenement moet worden onderbroken, uitgesteld of afgelast.

Toegankelijkheid mensen met een beperking

Gelet op het VN-bedrag Handicap moet bij de organisatie van een evenement aandacht worden geschonken aan de sociale en fysieke toegankelijkheid voor mensen met een beperking. Hulp- en blindengeleidehonden voor blinden en slechtzienden, maar ook voor mensen met een motorische handicap, moeten toegelaten worden op een evenemententerrein. Bij maatregelen die genomen kunnen worden voor mensen met een beperking kan gedacht worden aan:

Toegankelijkheid locatie

• Toegangs- en doorgangswegen die breed en hoog genoeg zijn: om voor rolstoelen goed toegankelijk te zijn moeten toegangswegen minimaal 150 centimeter breed zijn. Dit past binnen de eisen die de brandweer en hulpdiensten stellen met betrekking tot de bereikbaarheid. Bij obstakels op de toegangswegen is een vrije breedte van 90 centimeter noodzakelijk om rolstoelgebruikers en mensen met andere hulpmiddelen (rollator, scootmobiel) er zelfstandig te kunnen laten passeren.
• Meerdere in- en uitgangen: grote drukte bij de in- en uitloop van een evenement is voor rolstoelgebruikers, mensen andere hulpmiddelen en mensen die slecht ter been zijn vaak een groot probleem. Bij een afgesloten terrein is daarom een aparte in- en uitgang voor deze mensen wenselijk.
• Ondergrond: zorg voor een voldoende harde, vlakke en slipvrije ondergrond. Vermijd hoogteverschillen van meer dan 2 centimeter, deze vormen een hindernis. Gebruik waar nodig op- en afrijplaten of een hellingbaan (niet te stijl, maximaal 5%).
• Zorg voor parkeerplaatsen dicht bij een ingang.

Een goed toegankelijkheid evenement is niet alleen van belang voor mensen met een beperking. Hierbij moet ook gedacht worden aan ouderen met rollators en ouders met kinderwagens.

Voorzieningen

• Kassa en stands: zorg dat een kassa of drank-, eet- en reclamestand bereikbaar en bruikbaar is voor rolstoelgebruikers. Dat betekent dat ze maximaal 100 centimeter hoog mogen zijn. Wanneer maar een deel van de stands hieraan voldoet, geef dit dan duidelijk aan en geef aan waar deze stands zich bevinden.
• Sanitair: zorg voor voldoende aangepaste toiletten en geef op het terrein zelf duidelijk aan waar deze te vinden zijn. Zorg dat een aangepast toilet altijd bruikbaar is, dus geen sleutel elders moeten halen of de ruimte als opslagruimte gebruiken.
• Voldoende licht: voorzie met name aan- en afvoerwegen van voldoende licht.
• Zichtplekken podium: voor mensen met een lichamelijke beperking is de zichtbaarheid op het podium vaak een probleem. Hiervoor moet een ruimte bij het podium voor deze groep vrij worden gemaakt en vrij worden gehouden of moet gebruik worden gemaakt een toegankelijke en veilige verhoging. Er moeten zitplaatsen zijn voor begeleiders.
• Parkeervoorzieningen: zorg voor voldoende parkeerplaatsen voor mensen met een beperking dicht bij het evenement/evenemententerrein. Gewenst is een afstand van niet meer dan 25 meter, maar maximaal 100 meter. Duidt deze parkeerplaatsen ter plaatse aan. Maak het mogelijk om minder valide mensen zo dicht mogelijk bij de ingang af te laten zetten. Maar hierover duidelijke afspraken met de veiligheidsmensen.

Informatie

• Goed gestructureerde en duidelijke taal: gebruik voor de te verspreiden informatie, zoals brochures, website (digitoegankelijk.nl of drempelvrij.nl), informatie op de locatie, goed gestructureerde en duidelijke taal in een goed leesbaar lettertype. Gebruik in de communicatie bij voorkeur “mensen/personen met een beperking” in plaats van “invaliden”.
• Correcte informatie over voorzieningen vooraf: het is voor mensen die er gebruik van willen maken belangrijk om vooraf te weten welke aangepaste voorzieningen er wel en niet zijn bij het evenement en waar deze te vinden zijn. Geef dit aan bij de te verspreiden informatie, bijvoorbeeld via de website van het evenement. Laat daarbij ook weten of en hoe mensen het van te voren moeten melden als ze gebruik willen maken van een bepaalde voorziening, zoals bijvoorbeeld van zichtplekken.
• Aangepaste informatievoorziening: voor blinde en slechtziende mensen is schriftelijke informatie slecht bruikbaar. Filmpjes of geluidsopnamen op internet bieden voor hen mogelijkheid tot meer informatie. Ook kan overwogen worden de mogelijkheid te bieden informatie op de website door de computer te laten voorlezen. Voor dove of slechthorende mensen is een andere informatievoorziening nodig.
• Zorg voor duidelijke signalering op de juiste hoogte. Geef aan waar aangepaste voorzieningen te vinden zijn op het evenemententerrein.

Hulp bij organisatie

Je wilt een evenement organiseren. Hoe pak je dat aan? Wat moet je regelen? Wat is je stappenplan? Heb je een vergunning nodig? Welk risico loop je? Hoe maak je een veiligheidsplan? Hoe zorg je dat je de mensen, materialen en middelen goed organiseert? De Evenementenhelpdesk heeft de antwoorden. Zij kunnen je op weg helpen. Je kunt hun checklists, stappenplan en tips gebruiken. Het gebruik van de Evenementenhelpdesk is gratis en te bereiken via www.evenementenhelpdesk.nl(externe link).

Visit Oirschot

Hebt u plannen om een evenement te gaan organiseren? Visit Oirschot kan u begeleiden/adviseren bij de aanvraag, doelgroepbepaling en organisatie van uw evenement. We beschikken daarnaast over een groot netwerk en kunnen u verbinden met de juiste personen of leveranciers. Neem hiervoor gerust en vrijblijvend contact met ons op.

Om uw activiteit te ondersteunen, kunt u bij ons lenen: fleurige vlaggenlijnen en verkeersregelaarshesjes.
Contactgegevens: www.visitoirschot.nl(externe link) | info@visitoirschot.nl of telefoonnr. 0499-216 514.

Op de UITagenda?

Extra promotie maken voor uw event? Meldt uw activiteit dan gratis aan op onze UIT-agenda(externe link).

Wanneer het evenement aantrekkingskracht heeft voor bezoekers buiten de eigen gemeente, wordt het doorgeplaatst op www.regioradareindhoven.nl(externe link).