Participatieplan

Heeft u een groot plan of project dat veel invloed heeft op de omgeving? Bijvoorbeeld als u een woonwijk wilt bouwen of samen met bewoners een straat of plein wilt herinrichten? Dan verwachten we dat u de omgeving erbij betrekt. Om dat goed te doen, maakt u een participatieplan.

Wat is het?

In een participatieplan beschrijft u hoe u mensen in de omgeving betrekt bij uw plan. U maakt daarin duidelijk wie u betrekt, op welke manier, wanneer en met welk doel. Het plan helpt u om vooraf goed na te denken over de aanpak.

Wat moet ik doen?

Of een participatieplan nodig is, hangt af van de categorie waarin uw initiatief valt. Meer informatie daarover vindt u op de pagina over participatie onder stap 2. Als u een participatieplan nodig heeft, verwerkt u daarin de volgende onderdelen.
 

Onderdelen participatieplan
 

1. Doel
 

1.1 Wat is het doel van het plan?
Elk plan moet een duidelijk doel hebben. Stel daarom vast:

  • Welk probleem lost u op?
  • Wat verandert er als het plan is uitgevoerd?

1.2 Wat is de impact op de omgeving?
Hoe meer invloed uw plan heeft op de omgeving, hoe belangrijker het is om mensen in een vroeg stadium te betrekken.

  • Wat voor impact heet uw plan op betrokkenen of de omgeving?
  • Wat zijn de gevolgen?

1.3 In welke fase zit uw plan?
Bij de meeste plannen die projectmatig worden uitgevoerd, zijn meerdere fases aan te wijzen. Een fase is afgerond als er een mijlpaal is bereikt, een besluit is genomen of een tussentijds resultaat of product wordt opgeleverd. Door de verschillende fases in kaart te brengen, kunt u bepalen in welke fase participatie én communicatie het meest logisch en passend is. 

Vragen die beantwoord worden zijn: 

  • In welke fase bevindt het plan zich?
  • Wat gebeurt er op hoofdlijn in deze fase?  

 

2. Participatievraag
 

2.1 Is participatie mogelijk?
Niet elk plan leent zich voor participatie. Denk daarom goed na over:

  • Is er ruimte voor aanpassing van het plan? Of ligt alles vast in wet- en regelgeving? In dat geval is het minder zinvol om betrokkenen actief mee te laten denken en is het verstandig om te kiezen voor het niveau ‘meeweten’.
  • Is het onderwerp gevoelig of vertrouwelijk?

Is participatie niet mogelijk? Zorg dan voor een duidelijke uitleg waarom niet.

2.2 Wat wilt u bereiken?
Wat wilt u bereiken met de participatie? Mogelijke doelen zijn:

  • Bewustwording creëren.
  • Begrip kweken voor keuzes.
  • De kwaliteit van het plan verbeteren.
  • Mensen de kans geven hun mening te geven.

Draagvlak als doel 

Participatie geeft inzicht in knel- en pijnpunten. De inbreng laat zien waar volgens betrokkenen verbeteringen mogelijk zijn. Helaas kan niet altijd alle input worden overgenomen, omdat er vaak verschillende partijen met uiteenlopende belangen zijn. Daarom is volledig draagvlak, dat betekent dat iedereen het met het plan eens is, niet altijd haalbaar en ook niet het uiteindelijke doel.

2.3 Wat zijn de randvoorwaarden?
Geef duidelijk aan welke zaken vastliggen, zoals:

  • Juridische regels.
  • Bestaand beleid.
  • Budget.
  • Beschikbare ruimte.

2.4 Wat is het participatieniveau?
Kies het participatieniveau dat past bij uw plan:

  • Meeweten.
  • Meedenken.
  • Meewerken.
  • Meebeslissen.

Het niveau kan per fase verschillen.

 

3. Wie betrekt u?
 

3.1 Wie zijn betrokken?
Breng in beeld wie er te maken krijgen met uw plan. Kijk naar hun rol, invloed en betrokkenheid.

3.2 Wie betrekt u actief?
Maak keuzes in wie u actief betrekt en leg uit waarom.

3.3 Wat vertelt u?
Bedenk per groep wat u vertelt en op welke manier. Zorg dat de boodschap aansluit bij de belevingswereld van de ontvanger.

3.4 Wie is de afzender?
Zorg dat duidelijk is wie het initiatief neemt en wie de communicatie verzorgt. Spreek dit goed af als meerdere partijen betrokken zijn.

 

4. Aanpak
 

4.1 Hoe nodigt u mensen uit?
Kies hoe u uitnodigt:

  • Open uitnodiging (bijvoorbeeld via een huis-aan-huisblad of appgroep).
  • Gericht op naam (bijvoorbeeld via een brief).

4.2 Welke middelen gebruikt u?
Kies een manier van participatie die past bij uw plan en doelgroep. Denk aan:

  • Bijeenkomsten.
  • Online sessies.
  • Interviews.
  • Enquêtes.
  • Werkgroepen

4.3 Hoe koppelt u terug?
Vertel wat u met de uitkomsten doet. Geef duidelijk aan:

  • Wat u wel en niet overneemt.
  • Waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.
  • Wanneer en hoe u terugkoppelt.

Maak hiervan een verslag dat u deelt met de deelnemers.